Moofpeople, gevestigd aan De Dynamo 51 te Amersfoort (‘Moofpeople’), is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in ons privacybeleid.
Moofpeople is een hr-dienstverlener in de breedste zin van het woord, met als hoofdactiviteit payrolling. Het belangrijkste doel van Moofpeople is het ontzorgen van opdrachtgevers op hr-vlak en het uitvoering geven aan goed werkgeverschap voor de payrollmedewerkers (wij noemen dat ‘Good Work’). Moofpeople is NEN 4400-1 gecertificeerd en er vindt ieder half jaar een audit plaats op de correcte uitvoering van onze dienstverlening.
Moofpeople is zich bewust van de risico’s van het verzamelen, vastleggen en bewaren van geaggregeerde gegevens van medewerkers en klanten. Dit beleidsplan is dan ook onderdeel van het Handboek AVG van Moofpeople, waarin wij regelmatig onze manier van werken, de beveiliging van door ons vastgelegde gegevens en de wijze waarmee we daarmee omgaan evalueren en verbeteren.
Moofpeople verzamelt gegevens van opdrachtgevers (gegevens van contactpersonen) en van payrollmedewerkers. Dit vloeit deels voort uit wettelijke verplichtingen, zoals het vaststellen en beschikken over een (kopie) identiteitsbewijs, maar tevens ook uit praktische overwegingen, zoals het vastleggen van een bankrekeningnummer en tenaamstelling.
De belangrijkste doelstellingen van ons beleid ten aanzien van privacy en informatiebeveiliging zijn:
Moofpeople verzamelt gegevens van opdrachtgevers (klanten), payrollmedewerkers en overige relaties. De volgende basisgegevens leggen wij vast.
Moofpeople is een allround hr-dienstverlener. Het uitvoeren van de payrolldienstverlening bestaat onder meer uit het volgende.
Iedereen die bij Moofpeople betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding van de gegevens waarvan kennis is genomen, en tot een uiterst vertrouwelijke behandeling binnen het bereik van zijn of haar taakuitoefening.
Dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst van de stafmedewerkers van Moofpeople. Daarnaast dienen alle nieuwe medewerkers van Moofpeople een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te kunnen overleggen.
Voorts heeft Moofpeople technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo vindt verstrekking van persoonsgegevens alleen plaats via beveiligde verbindingen.
Maatregelen die wij concreet nemen zijn:
Moofpeople verwerkt de persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is voor het uitvoeren van haar dienstverlening, en zoveel langer als nodig is gelet op een wettelijke bewaarplicht. Deze termijn bedraagt in ieder geval 7 jaar voor zover het de salarisadministratie betreft. Voor de verzuimadministratie geldt een bewaarplicht van 2 jaar, en in geval van een WGA-traject kan dit doorlopen tot 10 jaar. De bewaartermijnen zijn vastgelegd in onderdeel 3 ‘Bewaartermijnen’ van ons handboek AVG.
Moofpeople verstrekt gegevens uitsluitend aan derden voor zover dat wettelijk is vereist, dan wel noodzakelijk is voor de eerdergenoemde uitvoering van de feitelijke dienstverlening. Hierbij worden uitsluitend gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn.
Moofpeople informeert nieuwe medewerkers intensief over alle aspecten van de AVG. Tweemaal per jaar vindt er een AVG-bijeenkomst plaats, waarbij we het handboek doornemen en de procedures en afspraken toetsen.
Iedere medewerker of klant van Moofpeople heeft te allen tijde, doch met redelijke tussenpozen, recht op inzage in zijn of haar persoonsgegevens. De betrokkene heeft voorts het recht om verwijdering, verbetering, aanvulling en afscherming van zijn of haar persoonsgegevens te verzoeken.
Medewerkers en klanten kunnen een verzoek daartoe richten aan het adres van Moofpeople. Om de identiteit vast te stellen, verzoeken wij je bij ons langs te komen met je paspoort of identiteitsbewijs, of je verzoek te voorzien van een deugdelijke kopie daarvan.
Verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het AVG-beleid is de directie van Moofpeople. De uitvoering wordt vormgegeven en doorlopend verbeterd door de AVG-coördinator.
Moofpeople stelt alles in het werk om je privacy te beschermen. Heb je een vraag of een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens door Moofpeople, of wil je bezwaar maken tegen een opgemaakt risicoprofiel, dan kun je daarover contact met ons opnemen via het volgende postadres:
Moofpeople
T.a.v. Coördinator Privacy en Informatiebeveiliging
De Dynamo 51
3821 CJ Amersfoort
info@moofpeople.com
