De krappe arbeidsmarkt dwingt Nederlandse werkgevers om breder te kijken. Steeds vaker worden specialisten aangetrokken uit het buitenland, of werken bestaande medewerkers remote vanuit een ander land. Dat biedt kansen — maar de payroll-complexiteit stijgt aanzienlijk.
Van de 30%-regeling tot sociale zekerheidsverdragen: in deze blog lopen we door de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers die internationaal personeel inzetten.
Waarom internationale payroll steeds relevanter wordt
Drie ontwikkelingen maken cross-border payroll tot een topprioriteit:
-
Talentschaarste: met 37% van de werkgevers die in Q2 2026 wil uitbreiden, is de concurrentie om talent hevig. Internationaal werven is voor veel sectoren geen luxe meer, maar noodzaak.
-
Remote work als standaard: de pandemie heeft remote werken genormaliseerd. Medewerkers verwachten flexibiliteit in waar ze werken — ook over landsgrenzen heen.
-
Wet- en regelgeving wordt complexer: nieuwe EU-richtlijnen, aanpassingen in de 30%-regeling en strengere handhaving op sociale zekerheid maken het voor werkgevers lastiger om compliant te blijven.
De 30%-regeling in 2026: wat is er veranderd?
De 30%-regeling (officieel: de expatregeling) is een fiscale faciliteit voor buitenlandse werknemers met specifieke expertise die naar Nederland komen werken. De werkgever mag tot 30% van het bruto salaris belastingvrij uitkeren als vergoeding voor extraterritoriale kosten.
Belangrijkste wijzigingen in 2026
| Aspect | Regeling 2026 |
|---|---|
| Maximaal percentage | 30% gedurende de hele looptijd (vanaf 2027: 27%) |
| Salariseis standaard | Minimaal €48.013 belastbaar jaarloon (ná aftrek) |
| Salariseis jonger dan 30 + master | Minimaal €36.497 |
| Salaris-cap | Gemaximeerd op de Balkenendenorm: €262.000 |
| Looptijd | Maximaal 5 jaar |
| Overgangsrecht | Volledig afgeschaft per 1 januari 2026 — de cap geldt nu voor iedereen |
Wat betekent het afschaffen van het overgangsrecht?
Tot 2026 gold er overgangsrecht voor werknemers die vóór 2023 al gebruikmaakten van de regeling. Zij waren uitgezonderd van de salariscap. Per 1 januari 2026 is dat overgangsrecht vervallen. Dit betekent:
- De salariscap van €262.000 geldt nu voor iedereen
- Voor expats met een hoog salaris kan dit een netto inkomensachteruitgang betekenen van honderden euro’s per maand
Let op: de gefaseerde afbouw van 30% naar 20% en 10% uit het Belastingplan 2024 is teruggedraaid en gaat níét door. In 2025 en 2026 geldt een vlakke 30%. Vanaf 1 januari 2027 wordt dat een vlakke 27%, ook weer voor de hele looptijd.
Actie voor werkgevers: communiceer tijdig met je expat-medewerkers over de impact en overweeg compensatiemaatregelen om talent te behouden.
Sociale zekerheid bij cross-border werken
Een van de meest onderschatte risico’s bij internationaal werken is de vraag: in welk land is de medewerker sociaal verzekerd?
Het hoofdregel binnen de EU/EER
Binnen de EU geldt de Europese Verordening 883/2004. De hoofdregel: een werknemer is sociaal verzekerd in het land waar hij of zij fysiek werkt. Maar er zijn uitzonderingen:
| Situatie | Verzekeringsstatus |
|---|---|
| Werkt volledig in Nederland | Verzekerd in Nederland |
| Werkt volledig vanuit het buitenland | Verzekerd in het werkland |
| Werkt in meerdere landen (≥25% in woonland) | Verzekerd in het woonland |
| Werkt in meerdere landen (<25% in woonland) | Verzekerd in het vestigingsland werkgever |
| Gedetacheerd naar ander EU-land (max 24 maanden) | Blijft verzekerd in het uitzendende land (A1-verklaring nodig) |
Waarom is dit zo belangrijk voor payroll?
Als een medewerker in het verkeerde land verzekerd wordt, riskeer je:
- Dubbele premiebetaling: premies betaald in het ene land, terwijl ze verschuldigd zijn in het andere
- Naheffingen: het buitenlandse land kan premies navorderen
- Verlies van rechten voor de medewerker: bij verkeerde afdracht bouwt de medewerker mogelijk geen pensioen- of zorgrechten op
De A1-verklaring
Bij grensoverschrijdend werken binnen de EU heb je een A1-verklaring nodig. Dit document bewijst in welk land de medewerker sociaal verzekerd is. De SVB (Sociale Verzekeringsbank) geeft deze af voor werknemers die vanuit Nederland worden uitgezonden.
Tip: vraag de A1-verklaring altijd vooraf aan, niet achteraf. Sommige EU-landen controleren actief en kunnen boetes opleggen als de verklaring ontbreekt.
Remote work vanuit het buitenland: de valkuilen
Steeds meer medewerkers willen een deel van het jaar remote werken vanuit het buitenland. Een paar weken vanuit Spanje werken klinkt onschuldig, maar de payroll-gevolgen kunnen groot zijn.
Valkuil 1: Verschuiving sociale zekerheid
Als een medewerker meer dan 25% van de werktijd in het woonland besteedt, verschuift de sociale zekerheid naar dat land. Bij een medewerker die in België woont en regelmatig thuiswerkt, kan dit betekenen dat je als werkgever Belgische premies moet afdragen.
Valkuil 2: Permanente vestiging (PE-risico)
Als een medewerker structureel vanuit een ander land werkt, kan de Belastingdienst van dat land oordelen dat jouw bedrijf daar een vaste inrichting (permanent establishment) heeft. Dit kan leiden tot:
- Vennootschapsbelasting in het andere land
- Loonbelastingplicht in het andere land
- Registratieverplichtingen
Valkuil 3: Impact op de 30%-regeling
Remote werken vanuit het buitenland kan de 30%-regeling in gevaar brengen. De regeling is bedoeld voor werknemers die in Nederland werken. Langdurig verblijf buiten Nederland kan leiden tot verlies van de regeling.
Valkuil 4: Arbeidsrechtelijke complicaties
In sommige landen ontstaat er automatisch een lokaal arbeidscontract als iemand daar een bepaalde periode werkt. Dit kan onbedoeld tot dubbele arbeidsovereenkomsten leiden.
Praktische aandachtspunten per scenario
Scenario 1: Buitenlandse werknemer naar Nederland halen
Payroll-acties:
- Check of de 30%-regeling van toepassing is en vraag deze aan
- Regel een BSN (burgerservicenummer) voor de werknemer
- Meld de werknemer aan bij de Belastingdienst als inhoudingsplichtige
- Controleer of er een bilateraal belastingverdrag geldt met het herkomstland
- Informeer naar de verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning indien van buiten de EU/EER
Scenario 2: Nederlandse werknemer werkt tijdelijk vanuit het buitenland
Payroll-acties:
- Beperk de periode tot maximaal 25% van de werktijd in het buitenland om verschuiving van sociale zekerheid te voorkomen
- Vraag een A1-verklaring aan bij de SVB
- Controleer of er belastingplicht ontstaat in het werkland (183-dagenregeling)
- Stel een remote work policy op met heldere kaders
Scenario 3: Werknemer in het buitenland in dienst nemen (zonder eigen vestiging)
Payroll-acties:
- Overweeg een Employer of Record (EOR) die optreedt als lokale werkgever
- Of richt een lokale entiteit op (bij structurele inzet)
- Zorg voor compliance met lokaal arbeidsrecht, minimumloon en sociale zekerheid
- Houd rekening met wisselkoersrisico’s bij salarisbetaling in vreemde valuta
Tips voor een compliant internationale payroll
-
Stel een remote work policy op: definieer helder vanuit welke landen, hoe lang en onder welke voorwaarden medewerkers remote mogen werken.
-
Werk met specialisten: internationale payroll raakt aan fiscaal recht, arbeidsrecht en sociale zekerheid in meerdere landen. Schakel een adviseur in met cross-border expertise.
-
Centraliseer je payroll-data: gebruik payrollsoftware die meerdere landen ondersteunt en automatisch lokale regelgeving toepast.
-
Monitor regelgeving actief: EU-richtlijnen en bilaterale verdragen veranderen regelmatig. Stel alerts in voor wijzigingen die jouw situatie raken.
-
Communiceer met je medewerkers: veel expats en remote workers zijn zich niet bewust van de fiscale en sociale zekerheidsgevolgen. Proactieve communicatie voorkomt verrassingen.
Conclusie
Internationale payroll is geen bijzaak meer — het is een strategisch thema voor elke werkgever die over de grens werft of remote work faciliteert. De regels zijn complex, de risico’s reëel en de gevolgen van non-compliance kostbaar.
Maar met de juiste kennis, processen en partners kun je internationaal talent aantrekken zonder wakker te liggen van naheffingen of compliance-issues.
Wil je weten hoe je jouw internationale payroll compliant en efficiënt inricht? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Bronnen
Belastingdienst, expatregeling (30%-regeling) · IND, salariscriteria kennismigranten · SVB, sociale zekerheid bij grensoverschrijdend werken · Meijburg & Co, wijzigingen 30%-regeling
Cijfers en regels gecontroleerd op 14 augustus 2026.